Controle de estoque
Sabemos que para uma empresa que comercializa produto, o controle de estoque (local ou terceiro) é importante para que a mesma consiga atender ao seu cliente com um menor tempo. Muitas vendas são condicionadas a este fator, a agilidade na entrega do produto.
Além disto, o estoque representa um alto investimento, em geral, no comércio este estoque pode chegar até 85% do valor mensal gasto na empresa, na indústria até 65% e em serviços até 15%, informo que isto é somente uma média.
Benefícios do controle de estoque
- Fornecer imediatamente o produto ao cliente, com menor tempo.
- Em caso de falta de produto ou material no mercado, você consegue manter as vendas.
- Você se protege contra aumentos repentinos do produto, sendo que seu estoque estará com o valor menor do mercado.
- Protege a indústria em caso de quebra de equipamentos ou outros fatores que afetem a produção.
Contudo, o controle de estoque pode acabar se tornando uma dor de cabeça se a empresa não souber gerenciá-lo.
Este é um tema que existem muitas dúvidas, pelo motivo de existir muitas respostas para a mesma pergunta.
A resposta correta é, depende do segmento da sua empresa!
Mas aí você pergunta, como assim? Você não me respondeu nada! Calma, vamos nos aprofundar mais.
Problemas por má gestão e controle de estoque
A falta de gestão pode ocasionar vários problemas, sendo entre eles:
- Falta de produto.
- Estoque excessivo (dinheiro parado).
- Estoque se deteriorando ou vencendo (casos de alimentos).
- Estoque com custo defasado (produto teve alteração no custo e o estoque ficou como preço desatualizado).
- Problemas com qualidade dos produtos.
- Falta de controle de quantidade (quantidades físicas incorretas).
- Entre muitos outros problemas.
Quantidade de produtos em estoque
A quantidade de produtos em estoque influência diretamente no caixa da empresa e no bolso do proprietário.
A falta deste controle pode ocasionar os problemas informados anteriormente.
Uma grande quantidade de produtos em estoque, significa uma grande quantidade de dinheiro investido, e que está parado.
Algumas empresas acabam tendo problemas financeiros por falta de dinheiro em caixa, mas estão com seus estoques “abarrotados”, cheios, sendo que o dinheiro ali aplicado poderia ser utilizado para pagar as contas.
O controle do estoque é essencial pra empresa, e isto você deve saber como equilibrar.
Aí vem a primeira pergunta, quanto de produto deixo em estoque?
Se for feito um alto estoque, sem planejamento, a empresa ficará com dinheiro parado e caso o custo do produto baixe, você ficará sem margem pra comercializar, já que seu estoque está com preço superior ao atual.
Se for feito um baixo estoque, a empresa pode perder venda por falta de produto ou pelo alto tempo de entrega ao cliente.
Quando se trata de uma revenda, uma das soluções é ter vários fornecedores homologados que vendem o mesmo produto, digo homologado pois devem seguir o mesmo padrão de qualidade.
Caso fique sem estoque e seu fornecedor não tenha, você tem a alternativa de comprar de outro e continuar atendendo o seu cliente.
Pra isso, é essencial que a empresa tenha um controle de lote ou compra, pra caso um produto tenha defeito, saber de qual fornecedor o mesmo foi adquirido a fim de solucionar o problema.
Saiba como fazer controle físico do estoque (estoque mínimo + ponto de recompra + estoque de segurança + estoque máximo).
Quando se trata de uma industrial, além do seu estoque de produto final (o produto que é comercializado), ainda tem o estoque dos insumos (pra fabricação), e que estes dependem também de fornecedores.
Pra isso, primeiro temos que conhecer a demanda.
Demanda e curva ABC
Qual a sua curva ABC do produto? Separação dos seus produtos em três grandes grupos.
Grupo “A”: São os produtos que representam a maior volume de vendas ou faturamento. Estes não devem faltar em estoque.
Grupo “C”: São os produtos que representam o menor volume de vendas, contudo são essenciais pra empresa. Geralmente utilizados como estratégias pra venda, não são vendidos com frequência, mas procurados, fazendo com que seu cliente não vá no concorrente.
Grupo “B”: São os produtos intermediários, entre o Grupo A e B.
Quanto de produto você vende por mês?
Qual a média histórica (média dos últimos seis meses) de cada produto?
Existe oscilação na venda de seus produtos conforme o período do ano? (Natal, ano novo, páscoa ou meses específicos (por exemplo roupa de inverno e ovos de páscoa).
Quais são as vendas por família de produto?
Quanto que seus clientes projetam vender nos próximos meses? (no caso de você ser um distribuidor ou fabricante que fornece pra revendas).
Tendo em mão estes dados, você saberá qual a média de venda dos produtos por período e assim poderá programar seus estoques com base nestes dados, acrescendo uma margem de segurança.
Agora um alerta se você é uma indústria ou uma distribuidora e fornece seus produtos pra revendas.
Existe um efeito chamado efeito onda, chamamos assim por causa do movimento, começa pequeno e no final pode possuir uma proporção muito grande.
Se você for consultar seus clientes pra saber a demanda deles pra programar a compra de insumos, saiba que eles já podem ter feito este cálculo acima.
Questione eles sobre isso. Pergunte qual a margem de segurança utilizada.
Se eles fizeram este cálculo e inseriram sua margem de segurança, vamos dizer que 30%, na hora que você inserir a sua, este produto ficará com os dados incorretos e você terá excesso de estoque.
Vamos ao exemplo:
Seu cliente vende 1000 unidades por mês de um produto que você fabrica.
Ele informar que precisará para o próximo mês 1300: 1000 unidades + 300 (30%) de margem de segurança.
Você faz o seu planejamento e coloca a sua margem de segurança (30%)
O estoque deste produto ficará 1300 + 30% = 1690 unidades, ou seja 69% acima da necessidade. Se juntar todos os seus clientes, este valor ficará muito maior.
Recentemente várias empresas faliram por este motivo, investiram alto no estoque e por questões da pandemia, não venderam nada, além do previsto que não aconteceu, ainda tinham esta margem de segurança, que também ficou em estoque, ou seja, dinheiro parado.
Estoque interno ou de terceiro.
Uma outra forma de reduzir seu custo de estoque é terceirizar isto pra seu fornecedor, muitas empresas trabalham com estoque em terceiro, ou seja, o fornecedor fabrica, guarda o produto e somente cobra quando você efetuar a venda, ou seja, entregar pro cliente.
Essa é uma boa alternativa se você for uma revenda e não possui estrutura física pra controle e também sistêmica.
Controle dos produtos
Se você possui uma grande variedade de produtos ou se seus produtos exigem um certo monitoramento por questões de qualidade, eu sugiro que tenha ou crie um sistema pra sua empresa.
Este mesmo pode ser criado facilmente em Excel, em breve estarei postando aqui um curso de Excel voltado a empreendedores, ensinando além do Excel, a montar todo um sistema de gestão pra sua Empresa (controle físico, financeiro, compras e vendas).
Para o controle físico, sugiro ter primeiramente o controle de lotes
Controle de abastecimento
Depois temos que ter o controle de abastecimento e fornecimento do produto, ou seja, não podemos deixar um produto parado ao mesmo tempo.
Sugiro, que os produtos adquiridos primeiro para estoque, sejam os primeiros a serem fornecidos, assim você não terá o risco de deixar um produto vencer na prateleira ou estragar pelo tempo armazenado.
Se você possui um mercado ou similar, coloque os produtos novos sempre atrás, para que os antigos sejam comercializados primeiro, se o seu estoque for interno, crie procedimentos para que os lotes mais antigos sejam os fornecidos por primeiro.
Inventários
Realize inventários mensais (ou outro período que achar melhor pro seu negócio, depende da rotatividade e quantidade de produtos em estoque), conferindo a quantidade física de produto em estoque com a quantidade nos seus registros.
É importante nestes seus registros que você faça o controle também dos produtos que estragaram ou quebraram, pois este custo deve ser absorvido e considerado também no seu custo pra construir seu preço de venda.
Finalizando Assunto - Controle de Estoque
Saber gerir corretamente seus estoques é tão importante quanto o controle financeiro da empresa, pois este, influência diretamente na sua receita. Ele é essencial pra redução dos custos.
Existem diversas maneiras de usar o estoque a seu favor, inclusive como uma estratégia de venda (promoções).
Estes estarei abordando em um artigo a seguir.
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