Veja neste artigo como fazer os principais cálculos para controle de estoque, pra que você consiga reduzir a quantidade de produto parado e consequentemente reduzir o custo e dinheiro desembolsado.
Sabemos que o estoque é um grande vilão das empresas quando a mesma não possui um sistema sólido de gestão de estoques. Se este é o seu caso, não se preocupe, vamos ver a seguir os passos pra que você consiga realizar este controle.
Primeiro de tudo, apesar de ser óbvio, você necessita saber quais os produtos que possui armazenados, então faça um inventário, ou seja, a contagem de cada produto.
Se o seu estoque for de grandes proporções, adote a técnica de inventário por amostragem, onde você separa um percentual de cada produto e se baseia nos mesmos para a verificação.
Após a contagem, confira com as notas fiscais de compra do produto, nesta hora que muitos se assustam e descobrem furos, um produto adquirido e não encontrado no estoque é prejuízo direto, por isso a importância com o controle de estoque.
Um estoque bem definido, possui seus locais de armazenamento identificados, caso você ainda não tenha uma nomenclatura, segue sugestão:
Crie uma numeração para que você consiga localizar rapidamente o produto, por exemplo, se na sua empresa, a área de estoque possui corredores e prateleiras, numere os corredores e as prateleiras, podendo ficar assim:
Corredor 1, prateleira 2, posição da prateleira 4 – Código 01.02.04
Assim, todos que trabalham na sua empresa saberá onde o produto estará armazenado.
Se você buscar no sistema um produto e estiver identificado que o mesmo está armazenado na posição 02.04.03, com base no código acima, você sabe exatamente onde ele se encontra, neste caso corredor 02, 4º prateleira e na terceira posição.
Viu como ficou mais fácil.
Além disto, pela numeração da prateleira, você saberá até mesmo a altura que está armazenado, sabendo se necessitará ou não de um equipamento pra acessá-lo.
Muito bem, tendo a relação dos produtos e quantitativos, vamos aos cálculos.
Vou descrever primeiro o processo depois vamos pra prática.
Planilhe todos os seus produtos e as quantidades atuais em estoque (Inventário).
Para fazer o inventário, você precisará ter a relação de todos os seus produtos e as quantidades que devem estar armazenados, pra isso você pode utilizar-se de relatórios caso possua sistema ou pelo cruzamento das notas ficais de compra x notas fiscais de venda.
Se você nunca fez isto e não tem histórico pra consulta, então parta direto pra contagem física dos produtos.
Indico que você faça direto em uma folha e depois repasse para o Excel.
Pronto, primeira etapa concluída.
Faça um levantamento da sua demanda por produto ou por linha de produto. Esta pode ser por vendas semanais, mensais ou até mesmo diária, isto tudo depende da rotatividade de produtos e também com a frequência que você reabastece os estoques.
Agora vamos tirar a média, pra isso, some as vendas do período de cada produto e divida pela quantidade vendida (de cada produto), no meu caso eu quero saber as vendas por dia, então vou dividir pelo número de dias disponíveis no mês (30 dias).
Ex:
Produto 1:
Vendido no mês: 114 un.
Quantidade de dias no mês: 30
Média de vendas/saídas por dia: 1000/30 = 3,8 un. ou seja 4 unidades.
Cálculo do Lead Time ou tempo entre o pedido enviado ao fornecedor e a entrega no estoque.
Este é fácil, é o tempo de entrega do produto pelo fornecedor, mas tomando base do dia que você envia o pedido pra ele.
O correto é você entrar em contato com ele e acordar um prazo máximo, este você utiliza na fórmula.
Faça o cálculo do desvio padrão, este cálculo vai te demonstrar quanto que oscila as suas vendas, considerando o menor valor e o maior valor.
Se você possuir vendas uniformes, na mesma proporção, ele tenderá a 0, se o valor for muito alto significa que existem dias que você vende muito este produto e dias que vende pouco, fazendo com que a variação seja muito grande, o que aumentará a margem de produto em estoque devido a imprevisibilidade.
A fórmula do desvio padrão é a seguinte:
Hoje ninguém mais faz isso na mão (pelo menos não conheço quem faça), no final do artigo tenho uma surpresa pra você.
Vou demonstrar a conta manual abaixo, é mais simples do que parece.
1º Calcule a média:
Produto A – vendas:
1ª Venda: 10
2ª Venda: 13
3ª Venda: 14
Neste podemos escolher qual o nível de segurança, mas antes de colocar 100%, saiba de algo, quanto maior o nível de segurança, mais produtos vão ser sugeridos pra estocar.
O bom é que podemos fazer o cálculo pra vários níveis e depois vemos qual escolher, levando em consideração o valor do produto e quanto você tem disponível em caixa.
Vamos pra mais uma fórmula, mais uma vez, não se assuste.
%NS = Nível de segurança desejado.
DP = Desvio padrão elevado ao quadrado.
LD = Lead Time ou tempo entre o envio do pedido ao fornecedor e a entrega do produto no seu estoque.
Média = Média da demanda elevada ao quadrado
Período = Período que estamos calculando o estoque, como estou calculando o estoque por dia, então coloca-se 1, se fosse por semana então você colocaria 7.
Conforme você muda o percentual de segurança, a quantidade sugerida de estoque também muda.
Agora vamos calcular o estoque de segurança, veja que ele é diferente do nível de segurança pois representa o quanto de produto que você deve ter para não faltar material pra venda por exemplo, caso seu fornecedor atrase a entrega ou ocorra problemas internos de produção.
Este estoque, a intenção é não utilizar, pois é uma reserva pra emergência, representa a quantidade mínima do produto que você deve ter pra não faltar até a chegada do reabastecimento.
Quando o estoque chegar neste nível, você deve comprar mais produtos e utilizar este estoque até que o reabastecimento.
Claro que você não deve deixar estes produtos parados, mas controlar a quantidade, pois se eles forem perecíveis irão estragar, então este controle é somente de entrega.
É a quantidade de estoque que quando atingir este nível, você deve reabastecer o estoque, efetuando a compra nos seus fornecedores.
Este calculamos pela seguinte fórmula:
Quantidade máxima de produto que você deve comprar, levando em consideração sua média de vendas, seu estoque reserva e o tempo pro produto ser entregue.
Comprar mais que o estoque máximo, incorrerá em desembolso desnecessário e dinheiro parado por mais tempo, além de elevar seus custos de armazenagem e controle dos processos.
Finalmente terminamos a parte teórica, pra exemplificar como todo o ciclo funciona, deixo o gráfico abaixo.
Neste está demonstrado a oscilação do estoque.
Observe que o nível de estoque vai caindo ao longo dos dias, conforme ocorre as vendas. Quando atinge o ponto de pedido é realizado a compra junto ao fornecedor.
Quando o estoque estiver próximo ao estoque de segurança, é quando o produto adquirido é reabastecido, fazendo com que o estoque se eleve bruscamente ao estoque máximo.
Após, todo o ciclo se inicia novamente.
Agora é com você.
Estou disponibilizando gratuitamente pelo botão abaixo a planilha de controle dos níveis de estoque e reabastecimento. Com ela você conseguirá efetuar todos os cálculos mencionados acima.
A mesma já está preenchida com alguns exemplos pra facilitar o entendimento.
Após me diga nos comentários qual a importância do controle de estoque pra você, você vê mais algum diferencial dos citados? Compartilhe e ajude a enriquecer ainda mais o conteúdo.
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I could not resist commenting. Perfectly written!
E importante destacar que o calculo do ponto de pedido deve ser feito individualmente para cada SKU, afinal, os itens possuem volume de vendas diferentes, assim como podem ser originarios de fornecedores distintos, cada um com um prazo especifico de entrega. E tudo isso precisa ser considerado no calculo. E a partir desses dados que voce chegara a um numero que representa o estoque minimo o “sinal vermelho”, o qual indica a necessidade de acionar o fornecedor para nova remessa de reposicao. Essa quantidade minima armazenada garante que a sua empresa es fc teja pronta para atender as demandas ate que a reposicao seja efetuada.